Kassenbon aufbewahren

Dokumentenverwaltung 6. März 2022

Egal ob wir mit Karte oder Bargeld an der Kasse im Supermarkt bezahlen – am Ende bekommen wir immer einen Kassenbon. Denn seit dem 01.01.2020 müssen nach gesetzlichen Vorschriften bei allen Vorgängen an elektronischen Kassen Belege ausgegeben werden. Nur was tun damit?

Warum wir Kassenbons aufbewahren sollten

Nach vielen Einkäufen fliegt er einfach weg. Viele Hunderttausende jeden Tag. Dabei ist es immer sinnvoll Kassenbelege aufzubewahren. Warum? Zum Beispiel, um:

- … einen Beleg für einen möglichen Umtausch der Produkte zu haben

- … eine falsche Abrechnung des Kassierer zu reklamieren (insb. bei Obst und Gemüse kann es schnell dazu kommen, dass falsche Codes eingetippt werden)

- …die Haushaltsausgaben im Überblick zu behalten

- …oder steuerrelevante Ausgaben für die Steuererklärung nachzuweisen.

Nach genauerer Recherche sind wir auf einen interessanten Punkt gestoßen: ob ein Kassenbon mitgenommen wird, hängt sehr von den gekauften Produkten, aber auch von der Zahlungsvariante des Kunden ab. Eine Umfrage von Statista hat ergeben, dass 91 Prozent immer den Kassenbon bei Kauf von Produkten mit Garantieanspruch mitnehmen. Auf der anderen Seite wird im Fall einer Kartenzahlung nur in 63% der Einkäufe ein Kassenbon mitgenommen.

Warum aber nicht alle Belege mitnehmen und aufbewahren? Die Antwort - zu viel Aufwand. In Papierform schon gar nicht, denn dann benötigt man nach ein paar Jahren einen extra Schrank. Aber auch digital ist es bisher aufwendig gewesen. Selbst wenn man einen Beleg eingescannt oder fotografiert hat, muss man noch den Namen der Datei eintippen. Und das garantiert noch nicht, dass man den Bon später schnell wiederfindet. Also dann lieber doch wegwerfen?

So einfach ist das Aufbewahren von Kassenbons heutzutage

Wie wäre es denn, wenn man von dem Kassenbon nur ein Bild machen müsste und eine App erledigt den Rest für dich? Genau aus diesem Grund haben wir FlyDocs entwickelt. Du musst jetzt nur noch ein Foto vom Kassenbon machen und FlyDocs erstellt automatisch den Namen der Datei, erkennt die Kategorie und kennzeichnet mit die Datei mit wichtigen Tags. Wie funktioniert das? Mithilfe einer Textanalyse erkennt FlyDocs den Aussteller des Bon. Dieser wird dann zusammen mit dem Datum in den Dokumentennamen übernommen. Bei einem Beleg von Aldi wird zum Beispiel „Aldi“ und das aktuelle Datum als Dokumentenname verwendet. Natürlich kann jeder Nutzer auch einen individuellen Dokumentnamen festlegen.

Anhand der Struktur des eingescannten Dokuments erkennt FlyDocs, ob es sich um einen Kassenbon, Verträge, Rechnungen oder persönliche Notizen handelt. FlyDocs erkennt dabei mehr als 10 verschiedene Dokumenttypen. Mit der automatischen Kategorisierung kann man so später die Datei schnell wiederfinden. Weiterhin können die Dokumente direkt mit dem Smartphone oder über deinen PC verwaltet und weiterverarbeitet werden.

FlyDocs kann sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Laptop verwendet werden

Die Power einer Volltextsuche!

Ein spezielles Feature von FlyDocs ist das sogenannte OCR, welches für Optical Character Recognition oder in Deutsch „optische Zeichenerkennung“ steht. In der Praxis bedeutet das: der komplette Textes im Kassenbon wird ausgelesen.

Optische Zeichenerkennung

Dann passieren 2 Dinge: Erstens, werden Vorschläge für sogenannte Tags gemacht werden. Damit kann man später bei vielen Dokumenten noch leichter die Dateien gruppieren. Zweitens, man kann nach speziellen Stichworten suchen. Bleiben wir beim Beispiel des Kassenbon von Aldi. Nehmen wir an, du hast über ein Jahr lang die Bons gesammelt und möchtest nun den einen Beleg mit gekauften Schuhen wiederfinden. Dazu tippts du in die Suche einfach „Schuhe“ ein – und schon hast du deinen gesuchten Beleg. Stell dir einmal vor, wie aufwändig diese Suche mit papierhaften Kassenbons wäre!

Digital Kassenbons sind weiterhin die Ausnahme

Klar, am besten wäre es, wenn man die Bons gleich digital bekommen könnte. Das gibt es auch schon – aber leider nur in seltenen Fällen (insbesondere beim Mobile Payment, welches in Deutschland aber noch nicht weit verbreitet ist). Bis sich das Konzept durchgesetzt hat werden wohl noch viele Jahre vergehen und bis dahin müssen wir selbst einscannen. Apps wie FlyDocs sind dabei eine große Hilfe! Registriert euch jetzt 100% kostenlos und testet die App – ihr benötigt dafür nur eine Email-Adresse, die Hinterlegung von Zahlungsinformationen ist nicht notwendig.

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