Briefe digitalisieren

Dokumentenverwaltung 6. März 2022

Digitalisierung ist das Stichwort des Jahrzehnts – sowohl in der Politik, als auch bei den Unternehmen. Und dennoch erhalten wir tagtäglich Briefe von den verschiedensten Absendern: Behörden, Banken, Versicherern, Unternehmen, Freunden und viele mehr. Die Zahl der zugestellten Briefe ist zwar leicht rückläufig, liegt aber allein bei der Deutschen Post immer noch bei 14,3 Milliarden (Quelle: Statista). Das sind für jeden Bundesbürger 172 Briefe im Jahr, also ungefähr jeden 2. Tag ein Brief!

Die Ablage und Zuordnung der Briefe kostet wertvolle Zeit – genauso wie später die Dokumente wiederzufinden.

Wir finden es macht heutzutage Sinn, alle Briefe zu digitalisieren. Im Alltag spart man so jede Menge Zeit und kann sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren!

Probleme beim Digitalisieren von Briefen

Um herauszufinden, mit welchen Problemen Menschen konfrontiert sind, wenn sie schnell ein Brief scannen müssen, haben wir unsere Kunden befragt. Das Ergebnis war:

• Die meisten möchten nicht mit dem Smartphone scannen, weil sie die Dokumente dann nicht auf dem Computer haben und nur schwer bearbeiten können.

• Dokumente auf dem Smartphone wiederzufinden, wenn man sie braucht, ist schwierig.

• Direktes Scannen am Computer dauert den meisten zu lange.

Briefe effizient digitalisieren

Um die im letzten Abschnitt genannten Probleme zu umgehen gibt es eine Lösung: Eine Software, mit der man den Brief nach dem abfotografieren mit dem Smartphone zeitgleich auch am Laptop zugreifen kann. FlyDocs bietet kostenlos so eine Software.  Wenn du ein Foto mit deinem Smartphone gemacht hast, kannst du dieses zeitgleich am Laptop aufrufen und weiter bearbeiten.

Mit FlyDocs könnt ihr eure Dokumente sofort auf mehreren Geräten bearbeiten

Du kannst es auch digital Unterschreiben und mit anderen teilen. Diese Flexibilität für die weitere Verwendung und Speicherung der Dateien ist, was FlyDocs ausmacht. Denn auch das Suchen auf dem Smartphone ist damit deutlich erleichert.

Aber das ist noch lange nicht alles! FlyDocs erkennt auch, ob es sich bei dem Brief um eine Rechnung, einen Vertrag, die Steuerbescheinigung oder einem Lastschrift-Dokument handelt und kategorisiert die Datei automatisch. So kannst du später zum Beispiel alle deine Verträge anzeigen lassen.

Weiterhin ermöglicht FlyDocs eine sogenannte Volltextsuche. Was heißt das? Du hast zum Beispiel einen Vertrag für eine Haftpflichtversicherung von der Allianz. Du kannst nun in deinen Dokumenten einfach nach dem Begriff „Haftpflichtversicherung“ suchen und das entsprechende Dokument wird angezeigt. Diese effiziente Suche für digitale Briefe wird dir langfristig viel Zeit ersparen.

FlyDocs stellt auch die Speicher-Kapazitäten in der Cloud zur Verfügung – so musst du dich um nichts kümmern.

Wir empfehlen übrigens die erhaltenen Briefe nach dem Digitalisieren nicht wegzuwerfen. Stattdessen sollte man die Briefe nach dem abfotografieren in einer Mappe abheften – das geht aber schnell. Der eigentliche Aufwand – das Zuordnen nach Thema und ein späteres Suchen – wird in jedem Fall deutlich reduziert.

Registriert euch daher jetzt 100% kostenlos und testet die FlyDocs App – ihr benötigt dafür nur eine Email-Adresse, die Hinterlegung von Zahlungsinformationen ist nicht notwendig.

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